الأسئلة الشائعة: المشتريات والموردين
دورة المشتريات المحكمة، المطابقة الثلاثية، مراقبة الميزانيات، وتقييم أداء الموردين في Dragon ERP.
1. ما هي المراحل الست لدورة المشتريات المؤسسية في Dragon ERP؟
يطبق Dragon دورة مشتريات منضبطة من 6 مراحل مترابطة: طلب الشراء الداخلي (PR)، استدراج عروض الأسعار (RFQ)، أمر الشراء المعتمد (PO)، إذن استلام وفحص البضاعة (Goods Receipt)، فاتورة المورد (Purchase Invoice)، وسند الصرف وسداد الدفعات (Vendor Payment).
2. ما هي ميزة المطابقة الثلاثية (Three-Way Matching) وما فائدتها؟
يقارن النظام آلياً بين: أمر الشراء (للتحقق من الأسعار)، إذن الاستلام المخزني (للتحقق من الكميات المستلمة فعلياً)، وفاتورة المورد (لمطابقة المبالغ المطالب بها). وفي حال وجود زيادة في الأسعار أو احتساب لكميات لم يستلمها المستودع، يمنع النظام ترحيل الفاتورة للدفع تلقائياً لمنع أي هدر أو تلاعب مالي.
3. كيف تدار مقارنة عروض الأسعار (RFQ Comparison Grid)؟
يوفر النظام شاشة مقارنة متوازية لعروض الأسعار تتيح للمشتريات مقارنة أسعار الموردين المختلفين لكل بند، شروط الدفع، مهلة التوريد، وتقييم أداء كل مورد، مما يساعد لجنة المشتريات على اتخاذ القرار الأفضل وتوثيقه للتدقيق الداخلي.
4. كيف يعمل نظام رقابة الميزانيات التقديرية (Budget Control)؟
يتحقق النظام من توفر الرصيد في الميزانية التقديرية للقسم أو المشروع لحظة إنشاء طلب الشراء (PR) وقبل إصدار أمر الشراء (PO). فإذا تجاوز الطلب الميزانية المتبقية، يطلق النظام تحذيراً ويحظر إصدار أمر الشراء إلا بموافقة استثنائية من المدير المالي.
5. ما هي الاتفاقيات الإطارية وأوامر الشراء المفتوحة (Blanket Orders)؟
عقود توريد سنوية يتم الاتفاق فيها مع المورد على توريد كميات ضخمة بأسعار مخفضة، ويتيح Dragon سحب دفعات جزئية من هذا العقد عند الحاجة مع تتبع تلقائي للكميات المسحوبة والرصيد المتبقي وتثبيت الأسعار المتفق عليها.
6. كيف تحسب بطاقة تقييم أداء الموردين (Vendor Scorecard)؟
يقوم النظام بتقييم الموردين بناءً على بيانات العمليات الواقعية: نسبة الالتزام بمواعيد التوريد، نسبة البضائع المقبولة مقارنة بالمرفوضة، ودقة مطابقة الفواتير للأسعار المتفق عليها، لمساعدة فريق المشتريات على اختيار الموردين الأفضل بموضوعية.
7. هل يدعم النظام مسارات اعتماد وموافقات متعددة المستويات؟
نعم، يحتوي على محرك موافقات مرن يسمح بضبط مسارات الاعتماد بحسب القيمة المالية والمستوى الإداري، مع إرسال إشعارات آلية للمدراء لاعتماد أو طلب تعديل الطلبات مباشرة من شاشاتهم.